Pourquoi et comment remplacer le registre papier des visiteurs : guide pour les petites entreprises au Canada

Un registre papier des visiteurs est facile à mettre en place. Les difficultés viennent ensuite : déchiffrer l'écriture, retrouver une visite passée, joindre la personne que le visiteur vient voir et savoir qui est vraiment reparti.

Si ces tâches dérangent votre équipe d'accueil, un registre numérique peut aider. Commencez par le déroulement dont vous avez besoin, et non par la plus longue liste de fonctions. Ce guide explique d'abord pourquoi le registre papier pose problème, puis comment une petite entreprise canadienne peut évaluer le changement, faire un essai sensé et éviter de recueillir plus de renseignements que nécessaire.

Pourquoi remplacer le registre papier?

Une feuille sur une planchette à pince ne demande presque rien à personne, et c'est pourquoi tant d'accueils en ont encore une. Ses problèmes arrivent un à la fois :

1. Chaque visiteur peut lire les noms inscrits avant le sien. La personne qui signe voit qui est venu avant elle, de quelle entreprise et à quelle heure. Dans une clinique, un cabinet d'avocats ou un bureau de thérapeute, cette liste est un renseignement personnel exposé à la vue de tous.
2. L'écriture est souvent illisible. Un nom que personne n'arrive à lire ne sert à rien quand il faut savoir qui était là.
3. Il ne dit pas qui est encore à l'intérieur lors d'un exercice d'incendie. La feuille note les arrivées; les départs dépendent des gens qui pensent à signer en sortant, et la feuille quitte rarement le comptoir quand l'alarme sonne.
4. Personne n'est avisé de l'arrivée d'un visiteur. Le visiteur attend pendant qu'on cherche la personne qu'il vient voir.
5. Les anciennes visites sont difficiles à retrouver ou à analyser. Retrouver l'entrepreneur du mois dernier oblige à feuilleter des pages.
6. Les feuilles se perdent. Une page pleine est classée quelque part ou jetée avant que quelqu'un ait décidé combien de temps la garder.

L'enregistrement sur tablette règle chacun de ces problèmes. Chaque visiteur s'enregistre sur un écran qui ne montre que ses propres réponses, et la personne qu'il vient voir peut être avisée par texto ou par courriel. L'accueil voit qui est sur place, et chaque visite est inscrite dans un registre que vous pouvez consulter et télécharger en fichier CSV. Lors d'un exercice d'incendie, cette liste est un élément de votre appel nominal : elle ne vaut que par les départs enregistrés, et elle a besoin d'une connexion.

Avec Digital Front Desk, les écrans d'enregistrement peuvent être en français, en anglais ou en espagnol; le personnel peut signaler son arrivée et son départ sur la même tablette si vous activez cette option; et à partir du forfait Practice, les visiteurs répondent à vos propres questions, par exemple pour accepter vos règles de sécurité. Découvrir la gestion des visiteurs en français.

1. Décrivez ce qui se passe à votre accueil

Suivez une visite ordinaire, de l'arrivée au départ. Qui accueille le visiteur? Que note-t-il? Qui avise la personne visitée? Qui consigne le départ?

Notez aussi les exceptions : un livreur sans personne-ressource, un visiteur qui a besoin d'aide, un membre du personnel qui oublie de signaler son départ, une panne de Wi-Fi. Un logiciel qui gère l'arrivée habituelle mais laisse l'accueil démuni devant les exceptions n'est pas une solution complète.

Votre première liste de vérification peut être courte :

• Les visiteurs peuvent indiquer qui ils viennent voir.
• La bonne personne reçoit l'avis d'arrivée.
• L'accueil voit les visites en cours et peut consigner les départs.
• Quelqu'un peut aider un visiteur qui ne peut pas utiliser l'écran.
• Le personnel connaît la marche à suivre si l'appareil ou la connexion fait défaut.

2. Ne demandez que les renseignements nécessaires

Ne recopiez pas chaque champ d'un ancien formulaire sans le remettre en question. Le nom du visiteur, la personne visitée et l'heure d'arrivée suffisent souvent. Son adresse, sa date de naissance, sa photo ou une pièce d'identité, peut-être pas.

Pour les entreprises assujetties à la LPRPDE, la détermination des fins de la collecte et la limitation de la collecte font partie des principes décrits par le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Le Québec, l'Alberta et la Colombie-Britannique ont aussi leurs propres lois pour le secteur privé; au Québec, il s'agit de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. La loi qui s'applique dépend de l'organisation et de ses activités. Lire l'aperçu du Commissariat.

Expliquez en termes simples à quoi sert l'enregistrement. Séparez tout consentement au marketing du simple besoin d'annoncer une arrivée. Dans une clinique, évitez de faire saisir des renseignements médicaux dans un champ d'accueil général, à moins d'avoir mis en place un processus et des mesures de protection appropriés.

3. Vérifiez l'équipement avant d'acheter du matériel

Demandez au fournisseur si l'écran d'enregistrement fonctionne dans un navigateur ou s'il exige une application ou un kiosque particulier. Confirmez les appareils et navigateurs pris en charge, l'alimentation, le Wi-Fi, un support adéquat et les besoins d'accessibilité.

L'enregistrement des visiteurs de Digital Front Desk fonctionne dans le navigateur d'une tablette. Le personnel peut aussi signaler son arrivée avec un téléphone et une affiche à code QR. Ce sont deux parcours différents : une démonstration de l'un ne prouve pas que l'autre fonctionne de la même façon.

Placez la tablette là où les visiteurs l'atteignent facilement, sans exposer les renseignements des visiteurs précédents. Vérifiez le contraste, la taille du texte et la hauteur de l'écran avec les personnes qui l'utiliseront. Gardez une option avec l'aide du personnel.

4. Testez les avis et les départs, pas seulement les arrivées

Un bel écran d'accueil n'est qu'une partie de l'achat. Pendant une démonstration, regardez ce qui se passe après que le visiteur a appuyé sur le dernier bouton.

Demandez à voir un avis d'arrivée parvenir à un membre du personnel, une arrivée sans personne désignée parvenir à l'accueil, et une visite terminée disparaître de la liste des personnes sur place. Vérifiez ce qui se passe quand un courriel ou un texto est retardé. Ne tenez pas pour acquis que la livraison est garantie ni qu'un logiciel dispense de surveiller l'accueil.

Une liste numérique ne vaut que par les arrivées et les départs enregistrés. Voyez-la comme un outil parmi d'autres, et non comme un substitut à vos procédures d'urgence ou une assurance que tout le monde est compté.

5. Faites un essai restreint et mesurez vos propres résultats

Commencez par un seul poste d'accueil et un petit groupe d'employés. Utilisez des données de démonstration clairement identifiées pendant la configuration, puis convenez du moment où l'utilisation réelle commence. Formez le personnel aux avis, aux corrections, aux départs et à la marche à suivre en cas de problème.

Notez la situation de départ avant d'affirmer qu'il y a une amélioration : combien de fois l'accueil doit chercher la personne visitée, combien de visites restent ouvertes après le départ, et si le personnel retrouve un dossier quand il le faut. Le seul nombre de visiteurs ne prouve pas qu'on gagne du temps.

Vous n'avez généralement pas besoin de numériser des années de registres papier pour commencer. Décidez à part comment conserver ou détruire les anciens registres selon votre politique de conservation. Ne détruisez pas des registres que vous devez conserver.

Comparez les coûts et les options de sortie

Vérifiez si le prix est par emplacement, par employé, par appareil ou par visiteur. Posez des questions sur la devise, les taxes, les frais d'avis, le soutien, le matériel et l'exportation des données. Un prix de « 69 $ » est incomplet si la devise et les conditions de facturation ne sont pas claires.

Demandez aussi comment récupérer et supprimer vos données si vous partez. Un fichier CSV exporté est une copie de plus à protéger; l'exporter ne supprime ni les données d'origine ni les sauvegardes.

Une prochaine étape pratique

Apportez votre liste de vérification à une démonstration. Demandez au fournisseur de montrer votre propre déroulement, exceptions comprises, plutôt qu'une visite toute préparée.

Voir la gestion des visiteurs de Digital Front Desk ou demander une démo.

Questions fréquentes sur le registre numérique des visiteurs